Supply chain dalam bisnis franchise bisa diartikan sebagai jantungnya. Karena itu sangat penting seorang franchisor bisa membangun dan mengelola supply chain ke franchisee dengan benar. Membangun supply chain di bisnis franchise pada intinya adalah sebagai franchisor harus mengetahui kemana produk disalurkan, dan berapa banyak franchisee yang akan menerima produk yang selanjutnya untuk dijual.
Frans M. Royan mengatakan, membuat dan mengelola supply chain antar mitra atau franchisee itu sejatinya tidak mudah. Makanya kalau berkaca dari perusahaan-perusahaan franchise besar misalnya Alfamart, Indomerat ataupun Shop & Drive, mereka pada umumnya mereka sudah menggunakan software yang cukup canggih dan tekoneksi secara online agar bisa akses persediaan di setiap di cabang atau mitra
Namun, imbuh Frans, tidak sedikit juga pengasaha franchise yang pengelolaa supply chain-nya masih manual. Hal ini tentu saja akan banyak kendala yang terjadi terutama keakuratan dalam pemasokan. Oleh sebab itu, saran Frans Royan, sebagai franchisor harus benar-benar mengatur di sisi pelaporan sisa stok, sehingga pengiriman barang bisa dilakukan dengan baik. “ Jadi, jangan coba-coba memperluas jaringan franchisee (ekspansi) yang sifatnya sporadis. Karena jika masih manual hal ini akan saja akan memicu kesulitan di sisi supply chainnya. Apalagi sekarang ini biaya pengiriman cukup mahal,” beber Frans.
Frans melanjutkan, karena mengelola supply chain itu sulit, franchisor sebelum melakukan ekspansi jaringan franchise sebaiknya harus membuat mapping wilayah yang cukup baik. Tujuannya agar supply chain management-nya juga menjadi lentur dan baik pula. Hal ini penting, kata Frans, agar terhindar dari kekosongan barang di sana- sini karena persoalan pengelolaan supply chain yang buruk.
“Sekarang ini persaingan bukan lagi di tahap kompetitif tetapi pada tahap yang sudah hiperkompetitif, dimana kekosongan barang sangat mudah digantikan dengan produk atau jasa lain. Oleh sebab itu pengusaha tidak boleh main-main pada bagian ini sebelum produknya mulai tenggelam perlahan-lahan di pasar,” ujar Frans, menjelaskan betapa pentingnya supply chain yang baik.
Lalu bagaimana membuat dan membangun supply chain yang benar? Kata Frans, yang harus dilakukan pertama kali oleh franchisor adalah: Pertama, franchisor wajib mementukan kapasitas produksi dan melakukan estimasi terhadap wilayah yang akan disasar. Jika kapasitas produksi secara estimasinya misalnya hanya cukup di Jawa Timur, maka jangan paksakan melakukan ekspansi franchise ke wilayah lainnya.
Kedua, visi dan misi perusahaan bagaimana? Apakah akan go Nasional atau Internasional? Kalau sudah ingin secara Nasional, tentunya sebagia franchisor harus membuat membuat marketing plan untuk mencapai tahap pengerjaan wilayah, termasuk merencanakan penambahan kapasitas produksi seiring dengan penambahan jumlah gerai.
Ketiga, persiapkan peta dan pembagian wilayah kerja bagi franchisee yang ada di wilayah yang dikembangkan seperti yang dilakukan pada awal mula membuka usaha.
Keempat, lakukan ekspansi/pembukaan gerai di kota-kota yang sudah dipetakan, agar produk bisa didistribusikan dan dipasarkan dengan baik oleh para franchisee sesuai wilayah kerjanya.
Dijelaskan Frans, keepat komponen tersebut sudah bisa dipakai sebagai landasan dasar mengatur atau membuat supply chain yang solid. Suplly Chain yang solid tentunya berawal dari kesiapan franchisee dan wilayah kerjanya.
Kemudian untuk memantau agar supply chain berjalan dengan baik, menurut Frans, franchisor harus memberikan format standard ke franchisee dalam bentuk laporan penjualan dan inventory. Selanjutnya, para franchisee juga diwajibkan untuk melakukan estimasi pembelian dalam format Monthly Purchase Order. Dari Monthly Purchase Order nanti bisa diketahui perencanaan produksi dan atau perencanaan pengiriman bahan baku yang akan dikirimkan ke franchisee.
