Setiap semester atau saat menjelang akhir tahun biasanya semua pemilik perusahaan mulai melihat catatan perusahaan, mengevaluasi apa yang sudah dilakukan sepanjang tahun, baik keputusan dan hasil yang membanggakan serta memberikan prospek yang menguntungkan maupun juga keputusan dan hasil yang mengecewakan bahkan yang telah merugikan perusahaan.
Inilah raport perusahaan yang akan ditutup di akhir tahun dengan predikat raport hitam atau raport merah. Sebagai pemilik perusahaan untuk semua usaha apapun tentu kita sangat menginginkan bahwa perusahaan kita akan selalu lebih maju, selalu lebih baik dari yang sebelumnya. Setiap pemilik bisnis apapun pasti menginginkan agar bisnisnya dapat terus bertahan, mampu mendapatan pelanggan baru dan memberikan kepuasan kepada pelanggannya serta terus berinovasi sehingga selalu selangkah lebih maju dari pada kompetitornya.
Dalam bisnis franchise pun, sebagai franchisor maupun franchisee, kita pasti menginginkan agar pelanggan kita dapat puas terhadap produk ataupun jasa yang kita berikan, sehingga akan menjadi rekomendasi ataupun promosi getuk tular kepada orang di sekitarnya.
Tetapi di lain pihak kita juga mengetahui bahwa kondisi eksternal dan internal yang dihadapi di zaman yang hypercompetitive ini membuat para owner perlu membuat peta masalah dan memahami gejala gejala yang terlihat . Dari kondisi yang terlihat, kita perlu menganalisa lebih dalam untuk melihat apa sebetulnya core problemnya. Jangan sampai kita salah mengambil kesimpulan atas gejala gejala yang terlihat sehingga obat yang kita berikan akhirnya tidak cespleng.
Sebagai contoh : kondisi keuntungan perusahaan X yang menurun perlu dianalisa apakah karena memang materi komunikasi dan promosi yang tidak tepat, atau kualitas produk/jasanya yang menurun, atau karena ada kompetitor yang menjual produk/jasa sejenis yang lebih murah. Atau memang karena selera pelanggan sudah bergeser, sehingga justru life cycle produk/jasanya nya sudah tidak dapat dipertahankan lagi. Secara garis besar ada dua peta masalah yang dapat diidentifikasi sbb :
1 ) Kondisi eksternal, yang terdiri dari : a) kondisi sumber daya ( resources), apakah ketersediaan bahan baku atau supply mengalami keterbatasan, atau kenaikan harga dll, b) kondisi dari value produk/jasa itu sendiri, apakah umur produk/jasa tsb masih tetap bisa panjang, artinya tetap disukai customernya, apakah produk sudah tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan, c) pergerakan kompetitor, baik langsung maupun tidak langsung d) kondisi politik, ekonomi, sosial ,budaya, seperti kenaikan BBM, pajak import yang naik, perubahan peraturan Pemerintah dll.
2) Kondisi internal, yang terdiri dari : a) kondisi tehnologi yang sudah tidak memenuhi syarat mungkin karena mesin yang sudah tua, tehnologi pendukung yang sudah tidak relevan dengan kebutuhan produksi yang meningkat tajam dll, b) kondisi proses bisnis yang sudah tidak efisien dan efektif , dan c) aspek manusia, yang produktivitasnya terlihat menurun, banyaknya karyawan yang pindah ke perusahaan lain, atau pegawai yang sering absen tanpa alasan yang jelas dll.
Untuk aspek manusia ini jika ditelaah lebih dalam , justru merupakan aspek yang terpenting karena produktivitas yang menurun, banyaknya pegawai yang keluar ataupun tingginya pegawai yang absen akan berpengaruh langsung produk atau jasa yang diberikan kepada pelanggan.
Hal ini pun terjadi dalam bisnis franchise. Bagaimana bisnis yang kita jalankan dengan susah payah, tetapi di saat peak season tiba-tiba sikap karyawan kita di bagian service mengecewakan pelanggan sehingga tentunya mempengaruhi reputasi brand kita.? Bagaimana sikap kita di saat sedang grand opening outlet baru, justru karyawan kita banyak yang absen dengan alasan yang tidak jelas ?
Bagaimana perasaan kita di saat kita melihat karyawan kita bekerja tidak sepenuh hati dan tidak menjaga asset perusahaan seperti miliknya sendiri? Training yang kita telah berikan kepada karyawan tsb seolah-olah sirna, padahal karyawan tsb merupakan karyawan terbaik kita. Kita pun menjadi bingung melihat kondisi yang terjadi. Bagaimana kalau kita sebagai pimpinan perusahaan tiba tiba menghadapi kondisi seperti ini..?
Sebetulnya di akhir tahun di saat kita sedang melakukan evaluasi terhadap perkembangan perusahaan, kita pun sebagai pimpinan perusahaan perlu melakukan evaluasi terhadap kinerja karyawan kita sendiri. Istilah kerennya adalah Performance management untuk karyawan.
Bagaimana sebenarnya memberikan penilaian kinerja karyawan ? Sebenarnya setiap pemilik perusahaan yang masih dengan skala kecil dapat mengerjakannya sendiri, tetapi untuk perusahaan yang sudah cukup berkembang pesat dengan jumlah karyawan yang banyak dan di berbagai kota, maka sangat perlu membuat alat ukur yang benar ditangan ahli di bidangnya. Alat ukur yang digunakan untuk mengukur kinerja sering di sebut. Key Performance Indicator (KPI).
Langkah langkah sederhana dalam menyusun KPI harus memenuhi 3 syarat yaitu 3M : 1) Meaning (harus dengan jelas deskripsi pekerjaan utama yang menjadi tanggung jawab karyawan tsb, 2) Manage ( pekerjaan yang diberikan harus dapat dikelola dengan baik oleh karyawannya, target yang diberikan harus cukup masuk akal) dan 3 ) Measure ( deskripsi pekerjaan utama tsb harus dapat diukur dan dinilai dengan jelas sehingga dapat digunakan untuk mengukur kinerjanya). Biasanya KPI untuk seorang karyawan terdiri 3 – 6 komponen. Sebaiknya tidak perlu terlalu banyak supaya mereka sangat fokus terhadap pekerjaan utamanya. Hasil KPI ini tentunya perlu diiringi dengan komunikasi dua arah untuk membahas perbaikan kinerja di tahun mendatang. Keberhasilan sesi ini akan sangat tergantung bagaimana cara kita mengkomunikasikan dengan jeli hasil KPI ini.
Nah jika kita sudah rutin melakukan penilaian kinerja karyawan setiap tahun, maka kita juga berarti memupuk keberhasilan kinerja perusahaan secara berkelanjutan. Dengan KPI, karyawan tahu persis apa yang menjadi tugasnya, karyawan memahami apa harapan perusahaan terhadapnya, serta karyawan mengetahui bahwa pekerjaan yang mereka lakukan juga akan dinilai dalam bentuk raport kinerja.
KPI karyawan yang sinergi dengan target perusahaan akan mendorong kinerja perusahaan yang maksimal. Jika hal ini tercapai tentunya karyawan yang kinerjanya bagus akan menjadi asset perusahaan yang berharga, yang akan mendukung keberhasilan kinerja perusahaan, baik dapat ber- kontribusi memberikan kepuasan pelanggan, juga berdampak terhadap kinerja finansial perusahaan.
Hai ini tentunya mendorong pemilik perusahaan pun tidak akan ragu untuk memberikan kompensasi insentif ataupun bonus yang membahagiakan karyawannya sehingga terjalinlah kerjasama yang saling membutuhkan.
Ir Mirawati Purnama Msi
