Semua Pebisnis pasti memerlukan software yang terintegrasi agar dapat membantu memperlancar kegiatan bisnisnya. Namun demikian hingga saat ini belum semua pebisnis sadar untuk membangun sistem terpadu yang didukung dengan software, padahal dengan software yang terintegrasi maka perusahaan akan dapat menjalankan sistem yang diinginkannya dengan benar.
Saya sering mendengar keluhan dari teman tentang perusahaan yang salah dalam memilih software dan ini membuat saya prihatin. Menurut saya ini diakibatkan pemahaman yang salah tentang sistem dan software. Pebisnis menganggap bahwa sistem adalah software sehingga ujungnya software yang sudah dibeli dengan harga yang sangat mahal tidak digunakan karena dianggap tidak membantu dan justru merepotkan.
Berbicara tentang sistem software, Anda pasti pernah mendengar istilah ERP system. ERP (Enterprise Resource Planning). Awalnya ERP ‘dipahami’ hanya seperti software accounting saja. Namun saat ini ERP telah mengalami penyempurnaan yang luar biasa, yaitu dengan dimasukkannya aspek-aspek lain diluar accounting, seperti: produksi,pembelian, penjualan, HRD, payroll, pajak, dan lain-lain. Jadi, pada prinsipnya ERP memungkinkan Anda mengintegrasikan pekerjaan/ aktivitas perusahaan dalam satu wadah.
Jadi ERP merupakan salah satu jawaban untuk kebutuhan pebisnis retail. Dengan memahami keuntungan-keuntungan yang ada dalam sistem ERP, diharapkan ERP bisa diimplementasikan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Karena itu dalam implementasi sistem ERP diperlukan perencanaan yang matang pada tiap tahapannya. Tiap langkah membutuhkan pemikiran dan perencanaan yang matang karenanya detail tiap langkah harus benar-benar diperhatikan.
Berikut ini langkah-langkah yang diperlukan dalam proyek ERP implementasi :
1. Pemilihan ERP sistem (Software Selection)
Sebelum memulai proyek dimulai, perlu diputuskan sistem ERP apa yang akan dipergunakan? Beberapa pertimbangan dalam tahap ini adalah: (a) Apakah Anda akan membuat (custom made) atau membeli sistem ERP yang sudah tersedia dipasar? (b) Apabila akan membeli sistem ERP yang sudah tersedia, apakah Anda akan membeli sistem yang disediakan oleh vendor lokal atau vendor internasional? Pertanyaan di atas kelihatan mudah, namun mencari jawabannya mempunyai tantangan tersendiri. Saya sering melihat kegagalan penggunaan sistem ERP terjadi di langkah ini. Hal ini dikarenakan Perusahaan atau Calon Pengguna tidak mengerti dengan pasti apa yang mereka inginkan dari sistem ERP.
Di lain sisi konsultan ERP sering melihat keinginan yang kurang pas dari perusahaan atau pengguna, seakan-akan dengan menggunakan sistem ERP yang baru maka segala persoalan/ tantangan yang terjadi selama ini dapat diselesaikan oleh sistem ERP. Karenanya sebelum Anda bisa menentukan sistem ERP mana yang akan digunakan – hal utama yang harus dipikirkan adalah? Apa target perusahaan dan pengguna (user) dari penggantian sistem ini. Dengan memikirkan dengan seksama kebutuhan perusahaan dan pengguna maka akan lebih mudah dalam pengambilan keputusan dalam memilih sistem ERP. Pada phase ini Anda melihat bagaimana pentingnya menentukan Ekspektasi dari Perusahaan dan Pengguna setelah penggunaan sistem baru.
- Pemilihan Partner
Pada umumnya perusahaan memerlukan bantuan pihak luar dalam melakukan implementasi ERP sistem, yang dalam hal ini bertindak sebagai Implementor atau Consultant untuk produk ERP yang akan kita gunakan.
Pertanyaan yang sering muncul adalah ‘apakah mungkin melakukan implementasi dengan menggunakan sumber daya internal perusahaan atau selalu harus menggunakan konsultant dari pihak luar perusahaan’.
Untuk memilih partner, pastikan konsultan ERP tersebut menguasai Produk ERP yang diwakilinya, biasanya ini dapat dilakukan dengan cara interview dengan team yang akan memimpin proyek, atau mencari informasi pengalaman dari team dalam mengerjakan proyek ERP dari produk yang diwakilinya.
Selain itu, pastikan konsultan tersebut mengerti industri dari perusahaan Anda, misalnya konsultan yang selama ini menangani perusahan Bank atau finansial, kemungkinan tidak memahami proses retail bisnis Anda. Dengan demikian rasanya kurang bijaksana memilih konsultan yang tidak memahami industri anda, karena biasanya mereka tidak mengerti apa yang menjadi tantangan industri anda, sehingga tidak jarang mereka akan menemui kesulitan untuk memberikan rekomendasi.
- Memulai Proyek
Setelah tahap 1 dan 2 dijalankan, selanjutnya adalah (a) Persiapan Proyek yang antara lain meliputi penjadwalan, alokasi sumber daya, persiapan organisasi (b) Diskusi Penentuan Scope, Penentuan Proses yang saat ini berjalan dan perbaikan proses yang akan dijalankan setelah sistem digunakan (c) Pengerjaan atau Realisasi, meliputi konfigurasi sistem, pembuatan laporan (d) Persiapan sebelum sistem baru Go Live, meliputi Persiapan user manual, Testing, Traning, persiapan data-data untuk sistem live (e) Sistem Go Live, dan prosedur support setelah sistem baru berjalan.
Dengan menjalankan tahapan-tahapan di atas, diharapkan Anda bisa membangun sistem ERP dengan tepat sesuai dengan kebutuhan. Ini juga berarti investasi yang Anda keluarkan untuk membangun sistem ERP tidak akan sia-sia dan kedepannya akan membat perusahaan Anda semakin berkembang dengan lebih baik.
Andy Djojo Budiman
Direktur STEM – SAP Partner
