Pentingnya Sistem Monitoring Bagi Franchisor

Pentingnya Sistem Monitoring Bagi Franchisor

Sistem monitoring dalam franchising merupakan cara franchisor untuk menilai apakah transfer knowledge yang diberikan kepada franchisee dijalankan secara benar atau tidak, apakah franchisee tersebut sudah menjalankan usahanya sesuai dengan SOP atau tidak.  Hal tersebut perlu dilakukan karena franchising merupakan duplikasi experience. Jika sistemnya tidak dilakukan, maka sulit meraih kesuksesan.

Jangan pernah meremehkan sistem monitoring. Kesalahan pada sistem monitoring bisa mengakibatkan kebangkrutan dan kejatuhan brand. Dengan sistem monitoring yang baik, franchisor bisa mengarahkan franchisee untuk mengikuti standar yang diinginkan. Umumnya franchisee yang tidak mengikuti standar dari franchisor mengalami kegagalan menjalankan usahanya.

Franchisee yang sukses adalah franchisee yang bisa bekerja sama dengan franchisor. Kerja sama yang dimaksud termasuk meniru apa yang telah dikerjakan franchisor. Dengan begitu, risiko kegagalan bisa diminimalisir. Dalam hal inilah sistem monitoring berperan, agar franchisee tetap berada pada aturan usaha yang telah disepakati dan tercatat dalam SOP. Franchisor yang tidak memiliki sistem monitoring seolah mempertaruhkan brand dan nama baik mereknya.

Sistem monitoring juga terkait dengan royalti. Paling tidak, sistem monitoring bisa menutupi ketakutan franchisor jika franchiseenya melakukan ‘kenakalan’. Sebab, jika tidak ada sistem monitoring, franchisor sulit mengetahui floting terutama dalam hal keuangan.

Keuntungan memiliki sistem monitoring yang baik antara lain, outlet franchisee akan beroperasi seperti halnya outlet franchisee. Bisnis yang dijalankan franchisee betul-betul merupakan duplikasi dari kesuksesan usaha franchisor. Dari sisi konsumen, tidak akan bisa membedakan outlet franchisee dengan franchisor karena sistemnya berjalan sangat serupa. Keuntungan lain, franchisor bisa menjaga standar dan tipikal setiap outlet, sehingga brand image bisa tetap terjaga. Terakhir, bisa menghilangkan ketakutan franchisor terkait dengan kesalahan operasional dan keuangan franchisee.

Sistem monitoring tidak rumit untuk dijalankan. Hanya saja, monitoring merupakan kebiasaan baru dalam sebuah perusahaan, khususnya perusahaan yang baru menjadi franchisor. Tantangan bagi franchisor terletak pada keunikan konsep franchise dimana franchisee sebagai investor duduk setara dengan franchisor.

Kebanyakan franchisee merupakan partner bisnis yang tidak memiliki pengalaman. Sehingga dalam sistem monitoring, franchisor tidak bisa menyuruh, hanya membujuk franchisee untuk menjalankan bisnisnya sesuai prosedur yang telah ditetapkan. Sebetulnya, inti dari monitoring yang dilakukan franchisor adalah memberi supporting. Akan tetapi, franchisee bisa saja merasa dimata-matai. Guna menghindari hal seperti itu, franchisor harus bisa meyakinkan franchisee, bahwa orang yang datang melakukan monitoring itu untuk membantu kelancaran bisnisnya.

Monitoring biasanya dibantu dengan system teknologi (IT). Tapi sayangnya, sistem IT yang ada di Indonesia cenderung rapuh karena biasanya sudah mengalami pembongkaran-pembongkaran untuk kebutuhan tertentu. Jadi, penting bagi franchisor untuk menggunakan perusahaan IT yang sudah besar dan establish serta telah melewati proses trial and error.

Ada satu hal yang memudahkan franchisor melakukan monitoring, yaitu kedisiplinan, baik kedisiplinan terkait dengan waktu yang dikerjakan maupun system pelaporan. Laporan harus selalu dibaca. Kadangkala laporan tidak pernah dibaca sehingga hasil monitoring tidak diketahui. Kemudian setelah parah, baru diketahui. Maka itu, dalam organisasi franchise, antara training, monitoring, dan operasional harus dibawah satu decision.

Monitoring yang buruk bisa mengakibatkan kebangkrutan. Dan sebaliknya, sistem monitoring yang baik bisa meningkatkan kinerja setiap outlet franchisee karena monitoring berarti juga bimbingan kepada franchisee. Selain memiliki wawasan dan pemahaman mengenai bisnisnya, franchisor juga tahu persis aturan main bisnisnya. Pengalaman yang dimiliki sebagai pengusaha menjadikan dirinya mampu melihat kecenderungan yang dapat meningkatkan penjualan. Melalui monitoring, franchisor dapat melakukan pemantauan dan memberi dukungan yang diperlukan franchiseenya.