Menyusun SOP yang Baik

Bisnis yang baik harus memiliki yang namanya Standard Operating Procedure (SOP). Sebab, tanpa SOP sebuah bisnis akan sulit dijalankan secara efisien, efektif dan optimal. Maka itu perlunya membuat SOP yang baik juga, apalagi jika usaha tersebut sudah berkembang memiliki beberapa cabang.

Di bisnis franchise misalnya. SOP menjadi syarat mutlak yang harus dimiliki, karena usaha franchise sudah berkembang menjadi jaringan bisnis. Tanpa SOP, mustahil bisnis franchise yang mensyaratkan standar di seluruh cabangnya akan berjalan baik. Tanpa SOP yang baik, jaringan franchise bisa berantakan. SOP sudah mengandung standardisasi.

Oleh sebab itu pentingnya memiliki SOP yang baik. Fungsinya adalah sebagai panduan dan petunjuk untuk menjalankan operasi  bisnis. Bagaimana mengelola usaha dengan baik sehari-hari dengan optimal.

Lalu seperti apa SOP yang baik itu? SOP yang baik setidaknya harus disusun dengan baik pula. SOP tersebut harus disusun dari operasi perusahaan sehari-hari. Diambil dari yang sudah  berjalan, sudah terukur, dan diteliti bahwa ini lho yang paling baik. Jadi sudah standardize, sudah optimum.

Maka yang menyusun SOP pun harus atas arahan seorang Owner atau minimal President Director. Jadi saya sarankan jangan hanya mengandalkan konsultan. Karena konsultan tidak menguasai seluruhnya. Dia hanya mengambil bahan SOP dari yang di interview karyawan saja. Katakan dia wawancara bagian admin, finance, produksi, purchasing, marketing dll.

Karyawan tersebut apa mau jujur dengan konsultan yang membuat SOP? Saya tidak jamin. Lain halnya apabila yang mengintruksikan itu Owner. Maka para karyawan pun tidak akan ada yang mau menyimpang pekerjaan sehari-harinya di perusahaan. Umumnya Owner sudah tahu cara kerja karyawannya.  

Di situ biasanya letak kesulitan menyusun SOP, yaitu tidak mau terbukanya karyawan pada saat wawancara. Beberapa karyawan mungkin ada yang miss atau yang lupa. Biasanya, karyawan yang sudah senior tidak mau transparan ketika diwawancara. Beda halnya jika yang memerintahkan wawancara itu Owner.

Dengan Owner, semua karyawan bisa diinstruksikan mulai dari level manajemen seperti direksi hingga divisi bawah. Mereka akan menuruti apa yang diperintahkan owner atau President Director. Sebaiknya Owner/ Presiden Direktur menginstruksikan masing-masing department membuat Job Description mereka.

Selain itu, membuat  SOP yang baik itu harus sederhana. Jangan hanya tebalnya saja, tapi juga harus membuat karyawan mudah menjalankannya. Kalau SOP terlalu tebal juga membuat karyawan pusing. Melihat tebalnya saja sudah malas untuk dibaca.

Di bisnis franchise, franchisor wajib menyerahkan SOP kepada franchisee. Kalau putus hubungan kerja sama, franchisee juga wajib mengembalikan SOP tersebut. Jadi SOP ini semacam buku panduan bagi franchisee.

Bagus tidaknya bisnis franchise juga bisa terlihat di SOP, Bila SOP-nya tidak menjelaskan secara detail dan rinci, maka otomatis franchisee akan kesulitan menjalankannya. Sudah pasti bisnisnya pun tidak baik. Franchisee juga harus menguasai SOP, di situ hidup dan matinya bisnis dia.

Perlu diketahui, SOP tidak memuat rahasia franchisor. Itu tidak ada di SOP, misalnya perusahaan Ayam Goreng itu tepungnya dibuat dari bahan ini itu, bumbunya dari bahan-bahan seperti ini. Hal-hal rahasia seperti tidak ada dalam SOP. Jadi franchisor tidak perlu khawatir rahasia bisnisnya dibajak franchisee hanya menyerahkan SOP. 

Yang ada di dalam SOP hanya petunjuk menjalankan bisnis sehari-hari. Misalnya, jika anda seorang franchisee, anda akan diberikan petunjuk dalam SOP cara mencabut bulu ayam, cara menyimpan daging ayam di freezer, cara penepungan, cara menggoreng ayam misalnya digoreng harus 170 derajat celcius, itu diajarkan. Mesti sampai di situ, kalau tidak bisa salah. Itu salah satu contohnya saja.

 

 

 

Berbisnis Franchise Harus Punya Etika
Semua bisnis, apa pun jenisnya tidak bisa lepas dari yang namanya etika bisnis. Sebab berbisnis terkait erat dengan trust atau kepercayaan. Tanpa adanya trust akan sulit menjalin businessrelationship
Read More
NextGen Franchising, Tema yang Akan Meramaikan WFSI
World Franchise Summit Indonesia 2016 (WFSI) akan diselenggarakan bulan depan. Acara besar berlevel internasional itu akan dihadiri oleh delegasi asosiasi franchise dari berbagai negara. Salah satunya
Read More
Berbagi Pengalaman dan Pengetahuan Franchise di Hong Kong
Beberapa waktu lalu Asosiasi Franchise Indonesia diundang oleh Hong Kong Trade Development Council (HKTDC) untuk menjadi pembicara dalam acara 11 Summit Part 3 – 11 : Expansion Fast Pass for SMEs. S
Read More
Songsong MEA, Calon Franchisee Harus Selektif Pilih Franchise Asing
Sebagai salah satu negara dengan penduduk terbesar di dunia (sekitar 250 juta penduduk), Indonesia dipandang sebagai negara yang yang memiliki potensi menggiurkan untuk ekspansi bisnis perusahaan
Read More