MULTITASKING At Work : Are We Really Need?

Bekerja dan beraktivitas  apapun dalam  zaman digital ini tak dapat kita hindari  dari gadget yang menjadi teman setia kita setiap saat. Saking setianya mulai dari  bangun pagi hingga kita beranjak tidur, gadget smartphone selalu menjadi teman paling setia yang selalu tidak pernah jauh dari genggaman kita. Kita merasa dalam bekerja tidak mungkin satu hari saja melepaskan diri dari gadget, baik untuk mengecek dan menjawab email;  mencari informasi , data, pengetahuan dan kabar terkini;  melakukan verifikasi, transaksi dan benchmark;  bersosialisasi virtual baik komunitas ataupun pertemanan, maupun  menyimpan  catatan, merekam  moment  melalui foto dan membaginya;  bahkan juga sampai mampu mengatur manajemen waktu kita sehari hari.  Kita juga menjadikan  gadget smartphone kita menjadi teman setia  di kala senggang seperti mendengarkan music, bermain game, dan masih  banyak lagi.  Inilah kondisi terkini yang hampir sebagian besar orang alami, khususnya di kalangan  dunia kerja dan dunia bisnis.

Beberapa aktivitas cenderung kita lakukan secara bersamaan, misalnya kita menerima telpon dari supplier di saat kita sedang menulis beberapa catatan mengenai isi dari  percakapan penting di telpon sebelumnya. Baru saja kita menutup telpon, teman bisnis kita mengirim instant message yang harus kamu baca sementara kita sedang dialing nomor telpon memanggil manager kita untuk datang. Kemudian, ketika  kita terlibat dalam pembicaraan via telpon dengannya, kita juga mulai untuk meng- update  our weeks’s to do list. Untuk meningkatkan produktivitas, banyak dari kita merasa perlu melakukan banyak pekerjaan ( multitask) seperti ini dan banyak karyawan merasa tanpa melakukan multitask secara bersamaan, dia tidak mungkin menyelesaikan  pekerjaan yang diberikan perusahaan secara cepat dan efektif.

Pertanyaan bagi kita semua, baik untuk kalangan pengusaha ataupun karyawan, apakah memang kita membutuhkan semuanya itu? Apakah memang kita  merasa bahwa dengan adanya gadget smartphone, semua kesibukan kita menjadi berkurang dan bekerja menjadi lebih efisien dan efektif? Apakah malah mendorong kita melakukan kegiatan secara bersamaan dalam satu waktu?  Apakah kita menjadi lebih mudah distraction sehingga akhirnya pekerjaan kita menjadi lebih sering tidak cermat dan tidak maksimal? 

Beberapa studi dalam psikologi menemukan bahwa multitasking sebenarnya malah menghabiskan waktu  20 -40% dari waktu  kita. Alasan sederhana bahwa karena kita tidak mungkin fokus melakukan  lebih dari satu pekerjaan pada  suatu waktu. Hasil pekerjaan akan menjadi  tidak akurat, lebih menimbulkan mis interpretasi, dibutuhkan pengulangan – pengulangan lagi karena informasi yang diberikan mungkin saja tidak dapat ditangkap secara jelas oleh pihak penerima akibat kita yang terburu- buru. Bisa saja keputusan yang diambil bisa berbeda dengan yang kita bayangkan, akibat kita terlalu penuh aliran informasi di dalam kepala kita. Otak kita menjadi overload di saat  kita ingin melakukan perubahan cepat di antara dua pekerjaan. Kualitas hasil pekerjaan kita dapat saja menjadi tidak prima dan excellent dibandingkan kita  fokus  dalam setiap  tugas yang akan kita lakukan satu per satu.

Bagaimana cara kita menyetop multitasking? Jika kita ingin memperbaiki kualitas dalam pekerjaan kita, menurunkan level stress dan menjadi lebih efisien, maka  kita perlu mencoba menghilangkan kebiasaan multitasking ini. Semakin perusahaan kita  berkembang, semakin  kita banyak membuka peluang bisnis, semakin  banyak pembukaan outet kita, tidak berarti  kita perlu meneruskan multitasking ini dan membelit kehidupan kita, sehingga dapat mengangggu kesehatan kita kedepannya. Stres yang berkepanjangan dalam multitasking akan membuat kita cepat mengalami dementia dari umur seharusnya.

Ada beberapa tips untuk menghilangkan multitasking dalam bekerja sbb :

Rencanakan setiap hari dalam beberapa grup aktivitas. Tentukan secara spesifik kapan melakukan returning calls, menjawab email dan melakukan  analisa dan control. Manage your interruption. Bicarakan dengan sekretaris anda ataupun teman kerjanya anda kapan di saat anda tidak ingin diganggu. Kita dapat menolak, memintanya menunggu sebentar dengan sopan tetap asertif ( bicara secara tegas tapi tanpa menyinggung orang) pada lingkungan kerja anda untuk mengelola dan mengurangi  berbagai interupsi setiap hari. Tentu untuk hal yang benar benar urgent, anda dapat saja diinterupsi. Tetapi jika kita mau jujur, cukup banyak interupsi  terjadi untuk pekerjaan yang tidak terlalu urgent, yang masih bisa menunggu 15 menit kemudian dll.  Telaah dan review  interupsi yang terjadi pada anda. Belajar untuk memperbaiki level konsentrasi dalam bekerja. Anda akan kaget melihat  betapa banyak pekerjaan yang dapat anda lakukan  dengan memperbaiki level konsentrasi  pada satu  hal pada satu waktu. Jika anda menemukan diri anda melakukan multitasking kembali, segera stop. Ambil waktu 5 menit untuk duduk dengan tenang di kursi dengan mata terpejam. Dengan cara ini  dapat memfokuskan kembali pikiran, menurunkan level stress dan memperbaiki konsentrasi. Jika ada urgent sehingga perlu ada interupsi yang tidak bisa dihindari, maka  segera anda menuliskan notes kecil  untuk  pekerjaan yang anda lakukan, sebelum anda menghadapi interupsi tersebut.  Sehingga di saat anda mau melanjutkan, anda cukup membaca notes

Dengan  beberapa tips di atas, diharapkan bahwa kita dapat bekerja dengan happy, akurat, produktif, efisien dan tidak menghadapi stres kerja yang tidak perlu. Semoga berhasil..

 

 

 

Happiness Creating Good Performance
Apakah kita merasa bahagia saat ini? Pertanyaan yang mungkin saja kerap muncul di dalam hati kita. Apakah setiap hari kita berangkat bekerja dalam keadaan bahagia? Apakah kita tetap semangat dan bahag
Read More
LEARNING NEVER ENDS…
Dalam satu sesi pelatihan untuk pembekalan promosi level supervisor di salah satu perusahaan otomotif beberapa waktu lalu ada diskusi yang menarik saat ditanya apakah kita masih terus belajar mengikut
Read More
MAKNA LOYALITAS DI ERA GLOBAL
 Kemarin di kantor tempat teman saya bekerja ada kejutan yang menyenangkan. Mereka dikumpulkan dalam “surprise party” di acara penganugerahan dan apreasiasi atas loyalitas karyawan level supervis
Read More
Are you having productive employee?
Setiap pengusaha pasti ingin selalu melihat karyawannya dalam keadaan bahagia dan bersemangat dalam bekerja. Jika kita bertemu muka dengan karyawan kita yang murung dan tidak bersemangat, pasti akan m
Read More